1. Responsable del Tratamiento
Gozzo es una plataforma de beneficios, incentivos y bonos digitales operada por BITU S.A.S. (en adelante, "BITU" o "Gozzo"), identificada con NIT 901.368.377-1 y domiciliada en Medellín, Colombia.
BITU trata los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen o complementen.
El área de Soporte de Gozzo, bajo la supervisión del representante legal de BITU S.A.S., es la responsable de atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
Correo electrónico: ayuda@heygozzo.com
Sitio web: www.heygozzo.com
2. A quién aplica esta política
Esta política aplica a los datos personales de:
- Beneficiarios: colaboradores de las organizaciones clientes o personas que reciben un código de campaña y utilizan Gozzo a través de WhatsApp, del catálogo web (Gozzo Wallet) o del correo electrónico.
- Usuarios administradores de las organizaciones clientes, que utilizan el panel de Gozzo.
- Proveedores, aliados comerciales y contactos comerciales de BITU.
3. Calidad en la que actúa BITU
Cuando una organización cliente registra a sus colaboradores en Gozzo para otorgarles beneficios, la organización es la Responsable del Tratamiento de esos datos frente a sus colaboradores.
Le corresponde a la organización contar con la autorización previa de cada uno para compartir sus datos con BITU. En estos casos, BITU actúa como Encargado del Tratamiento y trata los datos por cuenta de la organización, según sus instrucciones y para la prestación del servicio.
BITU actúa como Responsable del Tratamiento:
- cuando recolecta datos directamente del titular, por ejemplo, durante la activación de un código de campaña o la aceptación de esta política;
- cuando trata datos para sus propios fines de seguridad, soporte, facturación y cumplimiento legal;
- respecto de los datos de usuarios administradores, proveedores y contactos comerciales.
4. Datos que recolectamos
Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad.
Cuando resulte necesario para verificar la identidad del titular, BITU podrá solicitar también una copia de su documento de identidad. Esto puede ocurrir para:
- cambiar el número de celular o correo asociado a una cuenta;
- recuperar el acceso;
- resolver conflictos de identidad;
- atender el ejercicio de derechos de hábeas data.
Datos de contacto: número de celular asociado a WhatsApp, identificador de usuario asignado por WhatsApp y correo electrónico.
Datos de la relación con la organización: organización a la que pertenece el beneficiario, estado de su vinculación al programa y beneficios, puntos, saldos o cupos de crédito asignados.
Datos de uso del servicio:
- redenciones, bonos emitidos e historial de saldo;
- compras de puntos;
- solicitudes, cupos, movimientos y consumos de crédito;
- mensajes enviados al canal de WhatsApp de Gozzo y preferencia de idioma;
- fecha y versión de las aceptaciones de esta Política y de los Términos y Condiciones.
Datos de seguridad: códigos de verificación de un solo uso (OTP), registros de verificación de correo, registros de entrega de mensajes, dirección IP y datos técnicos del dispositivo o navegador cuando se utiliza el catálogo web o el panel.
Datos de usuarios administradores, proveedores y contactos comerciales: nombre, correo electrónico, teléfono, organización a la que pertenecen y, en el caso de los administradores, su rol dentro del panel.
Gozzo no solicita datos sensibles, como datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o datos biométricos. El titular no está obligado a suministrarlos y ninguna funcionalidad de Gozzo depende de ellos.
Si el titular comparte este tipo de información por iniciativa propia, por ejemplo mediante un mensaje, BITU no la utilizará para ninguna finalidad y podrá suprimirla.
Gozzo no almacena números completos de tarjetas ni datos bancarios. Los pagos correspondientes a compras de puntos son procesados directamente por la pasarela de pagos correspondiente.
5. Finalidades del Tratamiento
BITU tratará los datos personales para:
- Registrar, activar y administrar la cuenta del beneficiario en Gozzo y verificar su identidad mediante códigos de verificación enviados por WhatsApp o correo electrónico.
- Asignar, administrar y permitir la redención de puntos, saldos y beneficios y entregar los bonos y códigos redimidos por WhatsApp y/o correo electrónico.
- Registrar y administrar los cupos de crédito aprobados por las organizaciones, permitir su utilización en Gozzo y reportar a la organización los movimientos y consumos realizados por sus beneficiarios.
- Procesar y registrar las compras de puntos realizadas por los beneficiarios mediante las pasarelas de pago habilitadas.
- Enviar notificaciones transaccionales del servicio, como saldos asignados, bonos entregados, recordatorios de vencimiento, movimientos de crédito, cambios de cuenta y avisos de seguridad.
- Entregar a la organización los reportes de uso, redención, crédito y consumo de beneficios de sus beneficiarios necesarios para la administración y facturación del programa.
- Prevenir fraudes, suplantaciones y usos no autorizados. Esto incluye la reverificación periódica del correo electrónico, validación de identidad en cambios de datos o recuperación de acceso, resolución de conflictos de identidad y bloqueo preventivo de operaciones sospechosas.
- Conservar la información de la cuenta y administrar los saldos asociados cuando una organización suspenda o desactive la vinculación de un beneficiario, con el fin de permitir su eventual reactivación, atender reclamaciones y cumplir las obligaciones relacionadas con la prestación del servicio.
- Cuando finalice la relación contractual o comercial entre una organización y Gozzo, desactivar a sus beneficiarios y conservar únicamente la información que resulte necesaria para atender reclamaciones, acreditar las operaciones realizadas y cumplir obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias.
- Atender consultas, solicitudes, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con devoluciones, reposiciones o cambios de bonos; verificar con las marcas emisoras los problemas de redención; y prestar soporte.
- Realizar encuestas de satisfacción sobre el servicio.
- Gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual con las organizaciones clientes, sus usuarios administradores, proveedores y aliados comerciales.
- Gestionar la facturación, pagos y obligaciones contables y tributarias.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Elaborar estadísticas e informes sobre el uso de la Plataforma utilizando datos agregados o anonimizados.
- Enviar información comercial sobre productos, servicios y promociones de Gozzo o de sus aliados, únicamente cuando el titular lo haya autorizado de forma expresa y separada. Esta autorización podrá retirarse en cualquier momento sin afectar la prestación del servicio.
6. Autorización
BITU solicita la autorización del titular antes de tratar sus datos personales, mediante mecanismos que permitan conservar prueba de esta.
Beneficiarios. Otorgan la autorización en el canal de WhatsApp de Gozzo al seleccionar la opción "Acepto" después de consultar esta Política. BITU conservará la fecha, hora, canal y versión del documento aceptado.
Usuarios administradores, proveedores y contactos comerciales. La autorización podrá constar en un contrato, formulario u otro medio verificable.
Cuando se publique una nueva versión que contenga cambios sustanciales, se solicitará nuevamente la aceptación cuando corresponda.
No se requiere autorización para datos de naturaleza pública, como aquellos contenidos en registros públicos, ni en los demás casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento respetará en todo caso los principios establecidos por la normativa aplicable.
7. Datos de niños, niñas y adolescentes
Gozzo está dirigido a personas mayores de edad y no busca recolectar datos de menores.
Si BITU identifica que ha recibido datos de un menor sin la autorización correspondiente de su representante legal, procederá a suprimirlos.
En los casos excepcionales en que sean tratados, se respetará el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
8. Transmisión y transferencia de datos
Para prestar el servicio, BITU comparte datos con proveedores que actúan como Encargados y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y medidas de seguridad.
Entre ellos pueden encontrarse:
- servicios de mensajería, incluido WhatsApp Business de Meta;
- servicios de infraestructura en la nube y envío de correo electrónico;
- pasarelas de pago;
- proveedores y marcas emisoras de bonos, cuando sea necesario para emitir un bono solicitado, realizar su entrega o verificar un problema de redención.
Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos.
Cuando corresponda, la transmisión y/o transferencia internacional de datos se realizará conforme a la legislación colombiana aplicable.
BITU también comparte con la organización la información de uso, redención y crédito de sus beneficiarios necesaria para administrar el programa.
BITU no vende datos personales a terceros.
9. Conservación de los datos
Los datos personales se conservarán mientras exista la relación del titular con Gozzo o con la organización y durante el tiempo adicional que resulte necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política y las obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias aplicables.
Desactivación individual del beneficiario. Cuando una organización da de baja a un beneficiario, su cuenta y los saldos asociados a dicha organización quedan suspendidos, no eliminados.
Los datos podrán conservarse para permitir una eventual reactivación, administrar los saldos pendientes, atender consultas o reclamaciones y cumplir las obligaciones existentes con la organización.
Si posteriormente la organización reactiva al beneficiario, este podrá recuperar el acceso a la información y a los saldos que continúen vigentes y disponibles de acuerdo con los Términos y Condiciones de Gozzo.
Terminación de una organización. Cuando finalice la relación contractual o comercial entre una organización y Gozzo, los beneficiarios vinculados a dicha organización serán desactivados. Los datos personales asociados a sus cuentas dejarán de utilizarse para la prestación ordinaria del servicio respecto de esa organización.
No obstante, BITU podrá conservar la información que resulte necesaria para mantener el historial de operaciones y redenciones, atender consultas, peticiones, quejas o reclamaciones, gestionar controversias, acreditar las operaciones realizadas y cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias o requerimientos de autoridades competentes.
Los saldos pendientes y demás derechos asociados al servicio se regirán por los Términos y Condiciones de Gozzo y por las condiciones contractuales aplicables entre BITU y la organización.
Supresión y anonimización. Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los períodos durante los cuales BITU deba conservar la información, los datos personales serán suprimidos o anonimizados, según corresponda.
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales conforme al procedimiento establecido en la sección 13 de esta Política, siempre que no exista un deber legal o contractual que exija su conservación o alguna de las demás limitaciones previstas en la sección 11.
10. Seguridad y confidencialidad
BITU adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Entre ellas se encuentran:
- verificación de identidad mediante códigos de un solo uso;
- cifrado de la información en tránsito;
- controles de acceso por roles en el panel administrativo;
- entrega de códigos de bonos exclusivamente a través de los canales registrados del beneficiario.
Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a guardar reserva sobre los datos personales, incluso después de terminada su relación con BITU.
El incumplimiento de este deber estará sujeto a los acuerdos de confidencialidad y demás disposiciones aplicables.
11. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante BITU.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
La revocatoria podrá ser total o parcial, por ejemplo, únicamente respecto de las finalidades comerciales.
La supresión de los datos necesarios para operar la cuenta implica que el beneficiario no podrá continuar utilizando Gozzo. Los saldos pendientes se regirán por los Términos y Condiciones de Gozzo y por las condiciones aplicables de la organización.
La supresión podrá negarse o limitarse:
- cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos;
- cuando pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas;
- cuando los datos resulten necesarios para proteger intereses del titular.
En las solicitudes de rectificación, el titular deberá indicar la corrección solicitada y aportar los documentos que la soporten.
12. Deberes de BITU
BITU cumplirá los deberes previstos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 según actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento.
Entre estos deberes se encuentran:
- garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data;
- conservar prueba de la autorización e informar la finalidad del tratamiento;
- mantener la información segura, veraz y actualizada;
- tramitar consultas y reclamos dentro de los plazos legales;
- informar a la autoridad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad, cuando corresponda;
- cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Procedimiento para consultas y reclamos
Canal. Las solicitudes deberán enviarse a ayuda@heygozzo.com, indicando:
- nombre completo y número de documento del titular;
- descripción de la solicitud;
- medio por el cual desea recibir la respuesta.
La solicitud deberá estar acompañada de una copia del documento de identidad o del documento que acredite la representación cuando actúe un tercero.
Podrán ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, representante o apoderado, o quien estipule a favor de otro.
Consultas. Se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no resulta posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos. Las solicitudes relacionadas con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo.
Si no resulta posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando la solicitud se refiera a datos entregados por una organización que actúa como Responsable del Tratamiento, BITU podrá trasladarla a dicha organización e informará de ello al titular, sin perjuicio de apoyar su atención.
Estos trámites no tienen costo.
14. Registro Nacional de Bases de Datos
BITU registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentre obligada a hacerlo conforme a la normativa vigente.
15. Vigencia y modificaciones
Esta Política rige a partir de su publicación en el Centro Legal de Gozzo y, para la Plataforma Gozzo, reemplaza cualquier versión anterior.
BITU podrá modificar esta Política.
Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares a través de los canales de Gozzo con al menos quince (15) días hábiles de anticipación a su entrada en vigor, salvo que deban aplicarse inmediatamente por disposición legal, orden de autoridad o razones urgentes de seguridad.
Cuando los cambios afecten las finalidades del tratamiento y resulte necesario conforme a la normativa aplicable, se solicitará una nueva autorización.
Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades aquí descritas.